En tant que bureau de notaire au Québec, nous devons respecter des exigences strictes concernant la documentation requise pour la tenue de nos dossiers et la préparation d’actes notariés. Il est essentiel de comprendre pourquoi nous demandons systématiquement les documents originaux et non des copies.

Qu’est-ce qu’un document original ?

Un document original est le document authentique émis directement par l’organisme gouvernemental compétent, portant :

• Les sceaux officiels en relief ou les cachets d’origine
• Les signatures manuscrites des autorités compétentes
• Le papier de sécurité officiel avec ses caractéristiques particulières
• Tous les éléments de sécurité intégrés lors de l’émission

Exemples de documents originaux acceptés :

• Acte de naissance : Document émis par le Directeur de l’état civil du Québec ou l’autorité compétente d’une autre province/territoire
• Acte de divorce : certificat ou jugement original signé par le tribunal compétent
• Certificat de mariage : Document original émis par l’officier d’état civil du Québec ou l’autorité compétente d’une autre province/territoire
• Acte de décès: Document émis par le Directeur de l’état civil du Québec ou l’autorité compétente d’une autre province/territoire
• Copie certifiée conforme : Photocopie attestée et signée par une autorité compétente, comme un notaire ou l’émetteur de l’acte original.  Prenez note que ce service n’est pas offert par notre Étude.

Pourquoi les copies ne sont-elles pas acceptées ?

1. Obligations légales et déontologiques

Le notaire a l’obligation de vérifier l’identité et le statut civil de ses clients avec certitude. Cette vérification ne peut se faire qu’avec des documents dont l’authenticité est garantie.

2. Prévention de la fraude

Les documents originaux comportent des éléments de sécurité difficiles à reproduire :

• Papier filigrané
• Encres de sécurité
• Reliefs et cachets officiels
• Numéros de série et codes de vérification

3. Valeur probante

Seuls les documents originaux ont une pleine valeur probante devant les tribunaux et les organismes officiels.

Types de copies NON acceptées

❌ Photocopies papiers
❌ Numérisations (scans, photos numériques)
❌ Copies par télécopieur
❌ Impressions de documents électroniques (sauf ceux munis d’un système de vérification électronique comme cet acte de naissance de la Belgique)
❌ Copies certifiées par des organismes non autorisés (comme un commissaire à l’assermentation)

Comment obtenir un document original ?

Pour un acte de naissance au Québec :

• Commande en ligne sur le site du Directeur de l’état civil.
• Demande par courrier ou en personne.
• Délai habituel : 10 à 15 jours ouvrables.

Pour un jugement de divorce :

• Demande au greffe du tribunal qui a prononcé le jugement.
• Possibilité d’obtenir une copie certifiée conforme par le greffier.

Pour des documents et actes d’autres provinces ou pays:

• Contacter directement l’organisme d’état civil de la province ou du pays concerné.
• Respecter les procédures spécifiques à chaque province ou pays.

Notre engagement envers vous

Nous comprenons que cette exigence peut parfois causer des délais dans vos démarches. Cependant, cette rigueur nous permet de :

• Respecter nos obligations en matière de tenue de dossier.
• Protéger vos intérêts en nous assurant de la validité de tous les documents.
• Garantir la légalité de nos actes notariés.
• Éviter des complications futures qui pourraient survenir avec des documents non conformes.

Conseils pratiques

✅ Planifiez à l’avance : Commandez vos documents originaux dès que vous envisagez une transaction notariée.
✅ Conservez précieusement vos documents originaux.
✅ Contactez-nous si vous avez des questions sur les documents requis pour votre dossier.

Pour toute question concernant les documents requis pour votre dossier auprès de notre Étude, n’hésitez pas à communiquer avec notre bureau.