À titre de notaire, je célèbre plusieurs centaines de mariages civils par année. Depuis 2011, j’ai marié ou unis civilement des milliers de couples avec l’aide de ma superbe équipe.
Après chaque mariage civil ou union civile célébré, je transmets, sans délai, la déclaration de mariage civil ou d’union civile au Directeur de l’état civil du Québec (DEC). Ce dernier enregistre la déclaration qui lui permettra d’émettre la copie d’acte de mariage ou le certificat de mariage. Depuis 2018, ce délais d’inscription ne cesse d’augmenter. Ce délai est différent des délais de traitement d’une demande d’acte ou de certificat et des délais postaux.

Cet acte de mariage est parfois attendus par les nouveaux mariés pour des démarches administratives.
Depuis maintenant plusieurs années, j’observe un allongement du délai nécessaire au Directeur de l’état civil du Québec pour enregistrer les déclarations de mariages civils ou d’unions civiles.

Bien comprendre les délais du Directeur de l’état civil

Le Directeur de l’état civil du Québec remets des certificats ou des actes pour des événements de vie comme:

• une naissance
• un mariage civil
• une union civile
• un décès.

Pour chacun de ces événement, des formulaires doivent être expédiés au DEC par:

• les parents et l’hôpital pour une naissance
• le célébrant pour un mariage civil ou une union civile
• l’entreprise de services funéraires et l’hôpital pour un décès

Une fois ces formulaires reçus par le DEC, les employés doivent inscrire l’événement dans le Registre de l’état civil du Québec. Comme vous le verrez dans la suite de l’article, ce délai est en constante augmentation. Une fois cette inscription faite, les parents, époux ou conjoints reçoivent par la poste un avis de confirmation d’inscription d’événement. Cet avis contient un code pour commander l’acte en ligne. Ensuite, une fois la commande faite en ligne, il faut compter un délai de traitement de 10 jours ouvrables (traitement normal) ou 3 jours ouvrables (traitement accéléré). Il faudra par la suite ajouter les délais postaux pour l’envoi à votre domicile.

Le délai d’attente pour recevoir un certificat ou une copie d’acte se calcule donc comme suit: Délai d’attente pour recevoir un certificat ou une copie d’acte = délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil + délai postal pour recevoir l’avis de confirmation d’inscription d’événement + délai de traitement de votre demande de certificat ou de copie d’acte + délai postal pour recevoir le document commandé.

Augmentation des délais depuis 2018

L’année 2018 a été une année charnière pour le DEC. En effet, tous les mariages célébrés depuis le 1er juillet 2018 doivent avoir fait l’objet d’une publication, pendant 20 jours, sur le site Internet du Directeur de l’état civil. Auparavant, les publications devaient se faire au lieu de la célébration et au palais de justice du district judiciaire concerné.

• En 2017, le délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil était d’environ 15 jours ouvrables, source WaybackMachine.
• En 2018, le délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil était d’environ 15 jours ouvrables, source WaybackMachine.
  C’est précisément à cette période que le DEC a pris en charge la publications des avis de publication des mariages civiles et des unions civiles.
• En 2019, le délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil était d’environ 30 à 40 jours ouvrables, source WaybackMachine.
  En 2019, le DEC a même publié une actualité sur son site Web pour informer la population de ses délais. Le DEC écrivait alors « Un retour à la normale quant aux délais de traitement est prévu pour décembre 2019 ». Le retour à la normal, qui est un délai d’environ 15 jours ouvrables n’a toujours pas eu lieu.
  Il n’a pas été possible de retracer la page de 2020.
• En 2021, le délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil était toujours d’environ 30 à 40 jours ouvrables, source WaybackMachine.
• En 2022, le délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil était encore d’environ 30 à 40 jours ouvrables, source WaybackMachine.
• En 2023, le délai d’inscription d’un événement par le Directeur de l’état civil passe de 30 à 45 jours ouvrables d’après l’information disponible sur le site Web du DEC!

Une situation connue de tous

La situation des délais du DEC pour délivrer des actes aux citoyens est régulièrement couverte par les médias :

• Plus de huit semaines d’attente pour des certificats de décès article paru dans LaPresse
• Directeur de l’état civil: les délais pour émettre les certificats explosent article paru dans Le Journal de Montréal
• La saga des certificats de décès du Québec paru dans Les Affaires

Le nombre de plaintes déposées contre le DEC sont également en hausse, passant de 377 en 2021/2022 à 774 en 2022/2023 comme le mentionne le Rapport annuel de gestion 2022/2023 du Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale.

Des améliorations à venir en 2024?

Espérons qu’en 2024, le DEC puisse faire face aux défis de recrutement d’agents de bureau et de techniciens en administration. Il faudrait aussi que le DEC améliore ses outils technologiques. Il est plus que temps que le DEC rencontre des délais raisonnables pour remettre des documents d’événements de vie important aux citoyens.